Excel

¿Qué es Excel? 

Es una aplicación muy útil hoy en día, ya que es un gestor de hojas de cálculo u hoja electrónica de la familia ofimática con muchísimas utilidades tales como:

- Elaborar planillas de pago

- Elaborar estados de cuenta

- Manejar el control de notas de una institución 

- Manejar inventarios

- Elaborar cálculos estadísticos

Excel esta compuesto por:

• Libros
• Hojas

Libros: Esta formado por hojas y cada hoja a su vez está dividida en múltiples celdas en la parte inferior izquierda de la ventana de Excel, se notaran unas pestañas con los nombres Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3.

Hojas: Estas contienen la cuadrícula en la que se trabajan los datos y las fórmulas.

Filas: Se encuentran de forma horizontal y están identificadas por números, desde el 1 al 1.048,576.

Columnas: Se encuentran de forma vertical y están identificadas por letras de la A á la  XFD.

Celda: Es la intercepción de una fila y una columna identificándose así: A1, Z28, B14...

¿Cómo desplazarnos en las hojas de cálculo?

Para desplazarnos por las hojas de cálculo y por cada celda debemos hacer uso de nuestro teclado y nuestro Mouse.

Con las teclas cursora o de navegación hacia arriba y abajo, derecha o izquierda.

¿Con cuantas celdas dispongo?

Excel 2003:

Excel 2010:

Para iniciar una fórmula en Excel debemos utilizar un signo

<< = >>, esto indica a Excel de que se trata de un dato numérico.

En Excel existen 4 tipos de operadores de cálculo:

1.  Aritmético
2. Comparación
3. Concatenación de texto
4. Referencia

Operadores Aritméticos

Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos utilice los siguientes operadores aritméticos.

Operadores de Comparación

Se pueden comparar 2 valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan 2 valores utilizando estos operadores el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

Operador de Concatenación de texto

Operador de Referencia

 Orden de Cálculo

Las formulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). Indica a Excel que las caracteres siguientes constituyen una fórmula.

Prioridad de Operadores

Si se combinan varios operadores en una única formula, Excel ejecuta las operaciones en el orden que se indica, Si una formula contiene operadores con la misma prioridad, Excel evaluara los operadores de izquierda a derecha.

Uso de Paréntesis

Ejemplo:

Calcula la multiplicación, suma 5 al resultado: =5+2*3, el resultado será sin utilizar paréntesis:

Por lo tanto, si se utilizan los paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará  5 y 2, por lo tanto multiplicará  por 3, con lo que se obtiene  21:

 

El uso del paréntesis lo usaremos dependiendo cuál sea la operación que y de acuerdo a lo que necesitan obtener.

Como cambiarle el tamaño a una celda

Para cambiarle el tamaño a una celda debemos seleccionar la ficha inicio, grupo celdas comando formato y seleccionar  el tamaño alto de fila, y ancho de fila.

Copiar y Pegar

Método para copiar, mover rangos y eliminar, Podemos utilizar herramientas que nos permitan agilizar el trabajo en las hojas de Excel como la copia de texto y el pegado en diferentes formas.

Formato de Celdas

Cuando se introduce un dato en Excel, este puede ser formateado con diferentes opciones.

El formato de celdas nos permite trabajos diferentes de acuerdo a nuestra necesidad.

Insertar marcos de índice

Para crear un índice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que deseamos que posteriormente aparezcan en nuestro índice.

Para crear los marcos de forma manual debemos seguir los siguientes pasos:Seleccionamos las frases o palabras que se van añadir al índice.

Índices

Podemos crear subentradas de las Entrada principal, las sub aparecerán debajo de la entrada principal y sangradas a la derecha. 

Cambio de nombre a las hojas de Excel

Podemos de un formato fácil cambiar el nombre a las hojas de Excel de 2 formas como las siguientes:

1.

• Clic en la ficha inicio
• Clic grupo celdas
• Comando formato
• Cambiar nombre de la hoja

2.

• Seleccionamos la hoja
• Clic derecho sobre ella o doble clic
• Elegimos cambiar el nombre

Autoformas

Es un objeto de dibujo que ya está diseñado y disponible en Excel. 

Los pasos son:

• Clic a la ficha insertar
• Clic en el grupo ilustraciones
• Clic al comando formas
• Luego elegimos la forma que necesitemos

Hipervínculos

Es un recurso del que disponen los documentos electrónicos bien sean hojas de cálculo, archivos de texto u otros, permitiendo del mismo o con otro documento. 

Pasos para crear un hipervínculo:

1. Elegimos el texto que llevar el hipervínculo 
2. Clic a la ficha insertar
3. En el grupo vínculo damos clic al comando hipervínculo

Las funciones en Excel son el medio por el cual podemos indicar a la herramienta la manera de realizar un cálculo.

Excel contiene diferentes tipos de sintaxis entre ellos están:

Sintaxis:

• =Suma (rango)
• =Max (rango)
• =Min (rango)
• =Contar ( rango)
• =CONTAR SI (rango; criterios), =CONTAR. SI ( B2: B23, "nancy").
• =Función SI (rango)

Mover hojas de Excel

Al mover hojas en Excel nos permite agrupar las diferentes formas las hojas y en diferentes tipos de trabajo.

Los pasos para mover las hojas son:

• Seleccionar la hoja a mover.
• Clic derecho sobre la hoja a mover.
• Clic en mover o copiar.

Imprimir las hojas de cálculo

Para imprimir las hojas de cálculo seguimos los siguientes pasos:

1. Archivo.
2. Imprimir.
3. Cantidad de impresiones.
4. Seleccionar el tipo de impresión.
5. Configurar páginas de impresión
6. Orientación.
7. Tamaño de la hoja.
8. Márgenes.
9. Imprimir.

Tipos de Error

####: Aparece cuando en una celda con formato número no cabe la cifra completa. 

#¡VALOR!: Aparece cuando realizamos una operación no válida. Como multiplicar una celda con otra celda que contenga texto.

#¡DIV/0!: Aparece cuando realizamos una división por cero. es decir que no se puede realizar esa operación.

#¿NOMBRE?: Aparece cuando utilizamos un nombre de una función que no existe en Excel o definida por el usuario.

#¡NUM!: Aparece cuando colocamos una función valor no numérico cuando Excel espera que sea un número.

#¡N/A!: Aparece cuando en una función de búsqueda no encuentra ninguna coincidencia exacta.

#¡NULO!: Aparece cuando la intersección de dos rangos no existe.

  

#¡REF!: Aparece cuando hacemos referencias a una dirección que hemos eliminado.

=Suma(rango) ejemplo: Les enseñare uno de los ejercicios realizados en clase:

¿Qué son las validaciones de datos?

Me permite restringir cualquier tipo de datos al ingresar la computadora.

Tablas dinámicas

Esto consiste en el resumen de un conjunto de datos atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos.

Pasos para insertar una tabla dinámica:

1. Seleccionar las celdas con las que insertaremos una tabla dinámica.
2. Ficha insertar.
3. Clic en tabla.
4. Aceptar.

Macros

Para mí es una serie de pasos lógicos que permiten realizar diferentes actividades cuando los datos son rutinas.

Pasos:

Para activar la ficha programador:

1. Archivo.
2. Opciones.
3. Personalizar cinta de.
4. Opciones.
5. Activar casilla.
6. Programador.

A continuación mostraré 3 de los ejercicios realizados en clase, que me gustaron mucho.

Ejercicio 1: 

• Sacar el promedio de los alumnos, de la materia ciencias y sociales con sus notas correspondientes.

• Escribir 15 nombres de perosnas en la Celda Alumnos.

• Escribir las notas en cada celda de N1 y N2.

• Luego tomamos las dos notas y las dividimos entre 2. ¿Porqué entre 2?, porque como son dos notas de dos materias, entonces es por eso que se dividen entre dos. Siempre antes de realizar una fórmula de cálculo tenemos que introducir el signo "=". 

• Al final obtendremos el resultado de cada promedio de los alumnos.

Ejercicio 2:

• Realizar la siguiente resta de una empresa, obteniendo los resultados de cada gasto durante los primeros 6 meses.

• Luego empezamos a restar por cada mes los gastos que se hacen y el resulatdo lo obtendremos en Saldos.

• Al a ver obtenido los gastos de cada mes, sacamos el total de los 6 primeros meses. Utilizando la Sintaxis =Suma, ahí obtendremos lqa suma total de los 6 meses.

• Para utilizar la fórmula de la sintaxis de =SUMA, con la ayuda de mouse o del teclado seleccionamos las respuestas obtenidas de cada mes y presionamos Enter.

• Al final obtenemos el resultado total de los 6 primeros meses.

Ejercicio 3:

• Sacar las estadísticas de unos alumnos que realizaron sus estudios de Bachillerato.

• Escribimos 6 materias vistas en Bachillerato.

• Luego escribimos el total de los alumnos inscritos por cada materia.

• Luego el total de alumnos presentes por cada materia.

• Escribir el total de los alumnos aprobados por cada materia.

• Sacar el resultados por cada materia de los alumnos eliminados.

• Es decir, escribimos en la celda E5 el resultado que queremos sacar que es: =B5-D5 y Enter. ya así sucesivamente.

• Luego sacar el resultado de las materias aprobadas por los alumnos inscritos.

• Escribimos en la celda F5 el resultado que queremos obtener, que es: =B5-C5 y Enter y así sucesivamente.

• Al obtener los resultados anteriores de cada materia sacaremos el total de los inscritos. Así también como los presentes, aprobados, eliminados, y ausentes.

• Para sacar los tatales escribimos con la ayuda de la sintaxis =Suma, es decir que será: =Suma(B5:B10) y Enter.

• Luego buscar el resultado de Maxímo, utilizando siempre una Sintaxis que será =MAX, es decir que será: =MAX(B5:B10) y Enter.

• Luego buscaremos el resultado de Minímo, utilizando la Sintaxis =MIN, es decir que será: =MIN(B5:B10) y Enter.

• Luego buscaremos el resulatado final que es el de promedios, utilizando la Sintaxis =PROMEDIO, es decir que será: =PROMEDIO(B5:B10) y Enter.

• Al final nos quedará así: